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　　决策时注意重要与紧急(余世维)

　　上面讲到决策力时，提到做决策的人要考虑到两个重要的变数：一个是重要和紧急的问题；另一个是效果和效率的问题。有一个名词叫注意力管理。根据调查，世界上现在的网页已经两亿多个了，平均每一个经理跟主管一天大概都要花两个小时去处理他的电子邮件。如果今天大家都在这个网络信息里面，天天不断地耗费时间，很难知道这里面有多少信息是非常重要的，在这里抓到了多少有意义的信息，它给你的决策和思考提供了什么样的帮助。这种观念叫注意力管理。作为一名主管，应该把你的脑筋和眼睛摆在最重要的事情上，不是每天处理了多少信息，应该说每天处理了多少重要的信息；不是每天看了多少网页，应该说每天看了多少有意义的网页。自从发明了计算机、手机这些东西以后，看起来好像增加了很多效率，其实很多东西是没有效果的，而且做的事情是既不紧急也不重要的。

　　1．明确什么是重要与紧急

　　来看看下面表6－1这张表格，它是下级填给上级看的，看你在做什么。这个表格有两个轴，一个轴写的是紧急。什么叫紧急，需要立刻处理的才叫紧急。另外一个写的是影响深远，什么叫影响深远，那就是重要。所以紧急是需要立刻处理，重要是影响深远，两个合起来就构成了以下4个部分：第一部分是很重要和很紧急的事情；第二部分是很重要不紧急的事情；第三部分是不重要但是很紧急的事情；第四部分是既不重要也不紧急的事情。这个表是下属填给上级看的，所以下属是填写人，上级就是它的审阅人，而且这个表因为没有写多少字，不准藏在抽屉里。一个表格一旦藏在抽屉里就没有什么意义了，规定挂在墙上，就是给主管看你每天做一些什么重要和紧急的事情。在这里给第四部分打一个叉，就是不写也没关系。

　　表6－1重要与紧急关系表

　　紧急性＝需要立刻处理

　　重要性＝影响深远

　　1

　　很重要

　　很紧急

　　3

　　不重要

　　很紧急

　　2

　　很重要

　　不紧急

　　4

　　不重要

　　不紧急

　　如果一个总经理发现一个经理每天都做那些不重要也不紧急的事情，就会对他有两种看法：第一种看法是这种人不重要，每天都在做不重要的事情；第二种看法则是这种人逃避，每天都做那个不紧急的事情。一个人如果每天都在做重要和紧急的事情，一般认为他已努力地尽了他的职责。做这张表是提醒每一个人，每天按照什么顺序做：第一个顺序叫应该先把最重要和最紧急的事情做完，接下来做2号，很重要但是不紧急，接下来做3号，不重要但是很紧急，4号自然是做不做都无所谓了。在国内，从政府领导到地方主管，到所有的国企或民企的主管，哪一个敢说回家的时候自己的办公桌上已是一片空白，事情全部做完了？但下班前是不是已把那件重要和紧急的事情先做了，如果确实很好地做完了，那么你就可以问心无愧地下班了。

　　2．加班是否等于重要紧急

　　有时有一种错误的想法，就是下班时比赛看谁最后走，好像很努力地在那里工作，其实这样做不见得完全正确。这是因为：第一，公司给你一天8小时，如果你不能准时下班，而且上班时很努力的工作，那么公司对不起你，应该给你加班费；如果公司给你一天8小时，然而你上班时喝茶、聊天、看报，结果快要下班时，两个眼睛瞪的像荔枝和桂圆一样开始加班，这样子是你对不起公司，不但加班费不付，水电都要付费，因为浪费了公司的资源。

　　一位美国某公司副总，有个秘书专门负责替他打文件。那个秘书很专心地打字，可是听到下班钟声时，她做了一个很吓人的动作，把两只手马上抬起来，就回家了。原来以为她是表演给别人看的，后来发现她经常如此。这位副总就受不了了，怎么这么没有向心力。有一天故意到她附近时，猜她大概又要表演了，果然不错，快下班了，那个打字秘书，听到下班钟声一响，就抬起手来，正要走的时候被副总把她挡住了。她看看这位副总，这位副总就问：“这么急呀？”，“是很急”，“这么想回家呀”，“是很想回家”。副总把手拿开，她走了几步回头对副总说，“我对不起你吗？”“没有”，“下班前有重要紧急的事情没有做吗？”“没有”，“公司发加班费吗？”“没有”，“那不回家干吗？回家回家”，她就走了。她走了以后副总想了一下，她的话很有道理，第一，她没有对不起我，第二，我从来没有发现过她重要紧急的事情不做就下班的，重要的文件、紧急文件她都打了；第三，我们公司除非我自己亲自批准不会发加班费，那她不回家干吗？大家都在那里比赛谁最后走，都没有想想看谁先把重要和紧急的事情做完，这个才是最重要的。

　　【自检】

　　最近青岛啤酒碰到两个很强的对手：一个是燕京啤酒，在北方以数量取胜；第二个是华润集团，自己不做啤酒，通过买别人的啤酒厂，用并购的方法把别人吃下来，以财务操作取胜。如果你是青岛啤酒的老总，你会把什么东西当做是最重要与最紧急的事情？听说青岛啤酒以前到中央去要过钱，中央拨了款，给他们在全国大江南北买了好几个啤酒厂。而现在青岛啤酒正打进台湾市场。你觉得哪个举措更符合重要与紧急的原则呢？