贾君新谈企业制度与流程编写 _ 贾君新的专家文章

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贾君新谈企业制度与流程编写 2009-08-04

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(贾君新:人力资源管理与领导力培训师,致力于人力资源管理与领导力研究实践)

应学员提出的关于如何编写企业制度与流程体系要求,贾君新老师提供以下资料及建议:

一、制度性文件编写的原则：

　a）系统性:文件体系编写前,详细地职能矩阵图是必须的,制度性文件中接口管理通过矩阵图很容易识别责任与权限。

　b）符合性
　　通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到，写到做到，做不到就不写！
　　c）协调性
　　文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。
　　体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定、技术标准、规范相协调；
　　应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清

二、编写体系文件的文字要求
　　a）职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；
　　b）结构清晰、文字简明、文风一致。；
　　c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；

三、文件的基本内容要求：

1、文件的通用内容
　　a）文件名称、编号；
　　b）受控状态、版本号、分发号
　　c）编制、审核、批准；
　　d）生效日期；

2、程序文件描述的内容
　　往往包括5W1H：开展活动的目的（Why）、范围；做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。

--封面

---目的：说明为什么开展该项活动。
　　---范围：说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动．．．．．．）范围。
　　---职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。
　　---程序内容：详细阐述活动开展的内容及要求。
　　---支持性文件：列出支持本程序的第三层文件。
　　---记录：列出活动用到或产生的记录。
　　---附录：本程序文件涉及之附录均放于此，其编号方式为附录A、附录B，以此顺延。