“问题根治四步法”之三——践行措施

2020-06-14    经营之道    董华荣    我要评论   
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         再好的方案如果缺乏严谨的实施,最终的效果往往事倍功半,而且前面两个步骤所花费的时间和精力都将被浪费。所谓的严谨的实施并不是一味地按规划的方案执行,而是在规划的方案的基础上,分解详细的实施计划,并组织团队、调配资源进行落实。根据执行过程的情况,适时地进行调整,以确保方案的落实。同时,应关注一些特殊的情况,以便出现紧急情况时,能从容地应对。

 

一、计划管理

        处理问题的过程,往往需要多个部门或职能的人员协同配合。为了确保计划的可执行性,各部门或职能应在方案规划的基础上进行细化,以确保通过具体的措施实现方案,从而有效地解决问题。制定详细的计划时,可以使用以下两个工具:

1、工作分解结构法(Work Breakdown Structure):将一个复杂的项目分解为一系列明确定义的项目工作,然后一步步地细分成很小的工作包,从而分配给个人完成。它是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理等的重要基础。

2、甘特图(Gantt Chart):通过条状图显示项目、进度和时间相关的系统进展的内在关系。通过活动列表和时间刻度表示出特定项目的顺序与持续时间。直观表明计划何时进行,进展与要求的对比。便于管理者弄清项目的剩余任务、评估工作进度。

        在计划阶段应认真评估实现每项任务所需要的资源,可能包括以下:

1、人力资源:需要多少人?哪些人?

2、财力资源:需要多少投入?

3、物力资源:需要什么设备、设施、工具、仪器等?需要什么物料?

4、合作资源:需要哪些部门、职能的支持和配合?以及支持和配合什么内容?

        通过工作分解结构法将解决方案细化到可指定人员实践,并确定、配备相关的资源。根据甘特图将每项活动的次序、持续时间、完成时间明确下来,从而交给责任人执行。必要时,配备相应的工作指导书,以确保相关人员按要求操作。项目负责人或指定管理者应对实施进度和质量进行追踪(如果有条件,应进行现场追踪),以便及时调整,从而提高计划实现的可能性。

 

二、变化管理

        在问题解决的过程中,我们对变化的理解往往是:计划延误、资源落实不到位、方案不合理、方案实现不了……等负面的因素。但事实上,它还可以是:计划提前完成、有更好的想法和方案……通过驾驭变化,使变化为我所用,这才是我们所想要的。

        由于组织活动受内、外部因素的影响,计划往往伴随着变化,项目负责人应有心理准备,一旦发现实施过程与计划或方案不一致时,应及时分析变化的原因,快速调整,并知会与该活动有关的人员,从而减少变化可能带来的损失,或使变化为组织创造更多可能的收益。一旦出现变化,最要不得的就是相互推诿、相互埋怨、相互指责……这些活动不但解决不了问题,反而会使问题变得更加严重。

 

三、应急管理

 

         应急管理往往针对一些特殊的项目或行业才需要,并非所有解决问题过程都会涉及。可能在措施践行的某个过程、时间点或成果,组织应进行评估,并采取其他应急对策;也可能为了确保措施的有效性,组织应提前进行演练。

        以一个时下(20202月份,新冠蔓延阶段)发生的事项为例,我家孩子(初中)的学校,为了解决孩子不能到学校上学,同时学业不能落下的问题(停课不停学),学校于210日上午班主任及各科任老师测试网上直播的效果,直播后发现会出现卡、断的情况,后来学校就改用多平台的方式,同时还采用录播以及直接录制视频发给学生学习等多种方式,从212日开始执行网上授课以来,这两周来的网上授课都很顺利地进行。这个过程中,学校将应急演练和采取紧急措施两种手段都应用上了。

          方案产生阶段,我们要当感性的创意家,但在措施践行阶段,我们就应该当理性的实践家,这样才能将方案有效地落实,从而真正地解决问题。

        本文为作者原创,转载请注明原创作者:董华荣

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