问题根治四步法

2020-06-14    经营之道    董华荣    我要评论   
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         优秀的人才总能抓住少数几个关键问题,显得举重若轻,大量小问题也会随着大问题的解决而消失。反之,普通的员工却经常没有抓住关键的问题,而是事无巨细地面对所有问题,却深陷于问题之中,结果耽误了大事。组织的经营、管理过程中,总是不断遇到新的问题或挑战。优秀的组织往往能抓住关键的问题,并彻底地解决它,不让问题重复地发生,进而专注于改进、创新和迎接新的挑战和机会。反之,普通的组织往往疲于应付不断重复发生的问题,根本没有精力关注可能的挑战和组织的未来。其结果就是优秀的组织变得越来越优秀,普通的组织则面临着被淘汰的风险。

        想要抓住关键的问题并根治它,从而减少问题的重复发生,就需要使用系统的方法,并应用科学的工具,以便精准地定位问题,创新解决方案,严谨地落实方案,对有效性进行验证,并将最佳实践进行推广。(如下图:左列是表面解决问题的状态,中间列是问题根治四步法,右列是系统解决问题的状态 


        要根治问题,除了有系统的方法和科学的工具,还需要团队合作、专业技术和创新思维。只有将这些要素融入到解决问题的步骤中,才能真正有效地根治问题。

 

第一步:辨析问题

        除了被动地被问题追着走(如:客户投诉、上级的指令、运作中出现不符合……),组织更应主动地通过系统检查、数据分析、标杆对比、关注未来等方式去识别问题,以便变被动为主动,将问题或可能的问题解决在萌芽期,从而减少组织可能造成的损失。

        德国物理学家阿尔伯特·爱因斯坦(Albert Einstein)说:精确地陈述问题比解决问题还要重要。美国哲学家、教育家和心理学家约翰·杜威(John Dewey)说:明确地将问题指出,就等于解决问题的一半。可见精准描述问题的重要性。反之,如果不能精准地描述问题,可能导致后续原因分析不到位,甚至可能出现对问题理解的偏差。

        只有找到发生问题的真正原因,才能真正根治问题。很多组织不能有效地解决问题往往就在这个环节做得不到位,所以建议组织应根据实际情况(如:行业、产品、现状……),选择合适的科学工具(如:5 Why & 因果分析图、故障树……),并有效地应用,从而精准地分析发生问题的真正原因,而不是停留在问题的表象上。

 

第二步:创新方案

        麻省理工大学教授彼得·圣吉(Peter Senge)说:今日的问题来自于昨日的解决方案。如果我们想用过去的解决方案解决一个重复发生的问题,那就是个笑话,它只是在应付客户和组织的管理者。此时,创新的解决方案才是最重要的,组织可选择合适的科学工具创新解决问题的方案,如:头脑风暴、水平思考、强制关联、质问法等。

        通过创新思维往往可以产生很多相关的方案,此时需要明智地决策,并对方案进行有效地分解,才能确保方案得以有效地落实,而不是空中楼阁。

 

第三步:践行措施

        再好的方案如果缺乏严谨的实施,最终的效果往往事倍功半。所谓的严谨的实施并不是一味地按着规划的方案执行,而是对规划的方案制定详细的实施计划,并组织团队、调配资源进行落实。根据执行过程中的情况,适时地进行调整,以确保方案得到落实。同时,应考虑到一些特殊的情况,以便出现紧急情况时,能从容地应对。

 

第四步:规范操作

        应从纵向(一段时间以来)和横向(类似的工作、岗位或人员),对解决方案的有效性进行现场验证,以确认问题真正得到解决。最好在问题解决后的三个月,再进行一次有效性的验证,以确认问题是否有复发的可能性。如果确认问题得到了根治,就应组织相关人员对其最佳实践进行分享,以便让其他同事、岗位也能参考、借鉴其做法,从而让团队和组织都得到提升。

        通过以上问题根治四步法的深入应用,减少问题的重复发生,以便提升工作效率和工作质量,从而提升个人和组织绩效。

        本文为作者原创,转载请注明原创作者:董华荣

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