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    选购企业知识管理系统的八项评估要点

　　『没有最好的软件产品，只有最适合企业的软件产品』。
您当前可能正在计划选购一套知识管理系统，或是准备开始评估企业是否应该导入知识管理系统；无论是哪一种目的，我们都希望以下八个评估要点能帮助您正确地检视企业的需求，选择最适合的应用软件及供应商。 

　　选购企业知识管理系统八项评估要点：
    第一项 文档管理（Document Management）
1、是否具有数据摘要(Metadata)，记录数据分类、摘要描述、记录来源、定义？
2、是否具有文档版本控制、签出／签入 ( checkin / checkout ) 功能？所有历史版本及更改历程是否都能保存在系统中，提供查阅？ 
3、能否记录用户对文档的意见，以便进行更改、更新？ 
4、文档生命周期的管理是否都能自动化？由发布、审核、权限设置，一直到文档过期检查，能结合工作流程工具，自动进行？ 


    第二项 安全及权限控管（Security）
1、系统基础平台的安全级别是否可以满足？这样才能够为贵公司重要的知识资源保驾护航。（IBM Lotus Domino是民用产品中安全级别更高的，为B2级）
2、系统是否能设置帐号及层次结构式群组，以便在系统中各子系统应用？ 
3、是否具有文档的权限控管功能，对于每一份文档可以设置不同的读、写、编修权限？ 并分为群组及个人层级？ 
4、系统提供对系统管理员的权限是否有限制？当前，在大部分系统中系统管理员的权利是最大的，这是不应该的，也是安全网络的最薄弱一个环节。我们倡导的思路是系统管理员只能负责和维护系统的稳定性和性能，对于自己没有权限看到的知识文档仍旧不能看到。我们在知识文档层次定义了知识文档可阅读者、可编辑者等限制，如果系统管理员不属于可阅读者或者可编辑者，他仍旧不能看到这些知识文档。
5、系统中对于知识文档是以什么方式进行存储的？防止信息裸露。裸露到服务器上是一个重大的安全漏洞，其他员工登录到服务器，或者黑客登录到服务器，就可以把这些重要的知识资源直接拷贝走。
6、系统是否提供放置恶性下载的机制？系统管理员和其他高级用户可以查看不同用户的下载记录日志，及时禁用相关帐号，防止知识资源的潜性流失。


    第三项 知识循环（Knowledge Life Cycle Management）
1、除了现有数据的管理之外，能否保存工作中生成的知识？例如群组讨论、工作管理等功能？
2、 是否提供用户之间交互的工具？例如意见反馈、评分与建议等，增加用户参与感？ 
3、是否能由系统提供的机制中，清楚地得知用户的参与及贡献度，并能由用户反馈、使用频率中明确地判别知识价值？例如：知识点评、知识推荐、知识点击率、知识绩效、平衡计分卡。
4、在系统中是否有知识推送功能？从而保证在最合适的时间，把最合适的知识，推送给最需要的人。例如：邮件、待办、推荐、订阅、发布、短信、手机等。
5、通过系统如何把专家的知识转化为企业的知识？如何定义企业的专家？如何保证专家把知识贡献给企业。例如：专家网络等。
6、如何保证我们的系统给各岗位的人员，进行最大的支持？例如：岗位技能、岗位知识配备。
7、系统中是否可以把企业中存在的知识进行分类和检索？例如：知识地图、知识检索。
8、在系统中是否对知识老化进行处理？这样才可以保证我们的知识库不变成垃圾库。以及相关的处理方法。


    第四项 支持多种数据来源（Multiple Data Source） 
1、不同格式的数据是否都能被保存到系统中，创建一致的变址卡及关联链接？（结构化数据和非结构化数据）
2、系统是否能连接远程数据库，让数据来源不限定为同一部主机的档案系统？ 
3、能否将相关数据集中存放，以共同的变址卡进行标示？即使档案的格式不一、来源不一？ 


    第五项 信息检索 （Information Searches） 
1、能否对所有的数据进行全文检索？包括数据库数据、网页及各种格式的档案？ 
2、是否能设置不同的检索量程，针对特定的功能模块、或特定的分类目录进行查询？ 
3、能否针对查询结果进行更多高级查询？例如缩小查询量程、查找相关文档等？ 


    第六项 系统环境 （Development Environment） 
1、 系统是否建构于一个开放的系统平台，不限在特定的*作平台上才能正常运作，并且都保持极佳的效能？ 
2、 系统是否能和其它的应用系统进行集成？必要时，可能把企业中现有的系统进行集合。例如（把OA、ERP、HR、PDM等应用系统，采用单点登录的方式）
3、 用户在使用系统时，是否可以随时随地存取，不限定在安装特定程序的计算机？
4、 系统是否允许弥散管理，对不同的模块分别设置一至多位管理者？ 


第七项 扩充能力 （Scalability） 
1、 这个系统的进程能力是否足够支持公司所有人员上线？ 
2、 未来随着公司的发展，用户规模逐渐增加时，这个系统是否能很容易的扩充、增强进程能力？
3、 为了预防系统损毁造成的损失，这个系统是否能方便地备份、还原？
4、 这个系统是否具有 n-tier 的分布式进程体系结构？


    第八项 支持多普通语言(Universal Language Support)
1、 这个系统是否提供两种以上不同的常见语言*作界面？
2、 系统在保存不同语系的数据时，是否都可以正常运作、没有问题？


    备注：
对于企业知识管理仅靠一个优秀的知识管理软件系统是不够的，很简单的一个事实就是：
　　　　一套再好的系统，没人愿意使用它，也只不过是个摆设而已。
知识管理首先取决于愿意分享知识的文化；在此基础上，结合企业业务，理顺知识创造、分享和应用以及创新的过程，并制定相关的管理机制才是第二位的；而知识管理软件作为技术支撑，只是第三位的。

所以选择知识管理供应商，我们应该考虑他们的系统+服务+咨询。
希望我给您提出以上信息对您选择知识管理供应商起到一点帮助。 
 
    您认为您的KMS（知识管理系统）安全吗？

1、对于知识管理系统的选择我认为安全应该放在第一位。
解释：如果您没有使用一个安全级别比较高的知识管理系统。您机器里的重要知识数据随时可能被窃取。
2、您现在使用的知识管理系统的超级管理员是否具有所有的权限？
解释：对于现在大多数的管理系统，超级管理员拥有所有的权限。我个人认为超级管理员只应该有给下面的人和组织来分配权限。但不应该有相应的编辑权。反之超级管理员很可能把公司重要的知识数据进行复制。
3、您现有的知识管理系统，对于单个文件是如何进行加密的，有没有通过相应的安全级别签定？
解释：现有个别知识管理系统对单个文件进行加密，只是放在服务器的硬盘里，同时应用了一些简单的加密技术（有没有通过相应的安全级别签定）。这样很容易就被窃取。
4、您现在知识管理系统，对于单个文档的安全级别，是如何处理？

    对于单个文档，可以自定义那些人可以阅读、可以编辑。这样可以避免其它人员看到您的信息。

    可以共同讨论一下这个问题。
    可以给您提供一个合理的解决方案。