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河南制造业管理培训机构让会议更加高效有意义 2018-07-13

会议，是企业管理工作中的主要活动之一，是集思广益、分析问题、研究对策及工作部署的主要方式。但是现在，许多企业的会议却开成了这样：“召开一个会议，各种扯皮，会议花费几个小时，需要解决的问题没有解决，变成一种形式，一种累赘式的日常工作，一次次疲惫的聚集，毫无决议产出的时间浪费……”。
很多长达1个小时，2个小时，甚至3个小时的会议，参加下来给人的感觉就是这些会议到最后都没有形成非常有效的会议决议。有的企业召开两三个小时的会议，最后只形成了两三条会议决议，并且这些会议决议还没有具体到谁？什么时间？做什么动作？
围绕企业里面的会议难以形成有效的会议决议这一问题，今天，河南制造业管理培训机构朗欧企管就与你一起探讨一下，在企业里面开会的过程当中，怎样避免会而不议，议而不决，决而不行，行而不果的现象。
那么，究竟如何形成有效的会议决议，让企业的会议更加高效有意义呢？在这里，河南制造业管理培训机构朗欧企管给你分享3个方法：
1、明确会议主题
很多企业里面所有的会议都叫一个名字，那就是“开会”。会前没有明确的会议主题，开会似乎更多的时候只是一种形式上的语境。在企业里面听到最多的就是：“我要开会了，我们今天晚上又要开会了。”真正管理的好的企业，召开会议会被管理者称为：“我下午3点钟要开生产协调会，我今天晚上7点钟要开管理变革周例会，我早上9点钟要开生产早会，部门早会。”其实这两种语境的差别，背后所折射出的就是企业的会议、企业的管理体制是否高效，是否健全。
如果一个会议没有明确的主题，参会人员就无法提前做好准备，也无法将自己持有的观点带到会议上进行分享，更无法将在会议上需要各部门协调的事项安排好，这就是会议首先要有明确的主题和内容的根本原因。比如新产品发布会、生产协调会、管理周例会等等，每一个会议都需要有非常明确的主题，只有这样才能够让参会人员在会前有所准备，在会中能够紧扣主题，在会后形成有效的会议决议。
所以，明确的会议主题是形成有效会议决议的先决条件，否则，开会就是在浪费时间。因为人的思维具有发散性，当没有办法围绕着某一个问题或者某一个方面进行讨论的时候，大家就会天南地北的随便说了。当然，有些研讨性质的会议需要发散思维，但是企业里面大部分的会议都是专题会议、主题会议。
2、会议的主持人要紧扣主题
当会议有了主题以后，就要确定会议主持人。会议主持人最重要的作用就是在会议召开的过程当中，引导各个参会人员都围绕着会议的主题进行发言，如果某个人的发言内容，超越了所预定的会议主题，这个时候主持人就要通过发问的方式或者制止的方式，来让参会人员的发言内容，沟通内容都能够紧扣会议主题。
比如企业召开生产协调会，各个参会部门就要围绕着生产计划的达成，围绕着生产异常的解决，围绕着车间与车间、工序与工序、部门与部门之间的沟通去进行。这个时候与此无关的会外内容，就无需在此会议上进行沟通、交流、讨论。
同时，会议的主持人还要具备形成会议决议的素养。什么是形成会议决议的素养？就是你在主持会议的过程当中，每当一个人发言完毕以后，要留意有没有能够形成会议决议的内容。有效的会议决议必须具备三个要素：谁？什么时间？做什么动作？就是责任人完成的时间节点和具体的工作内容。形成有效的会议决议，就需要会议的主持人时时进行纠偏，让各参会人员时时围绕着形成有效会议决议的三个要素，围绕着会议的主题进行沟通、交流、讨论。
河南制造业管理培训机构朗欧企管认为在一个会议上每5分钟应该形成一条会议决议，最多不超过8分钟。如果当一个问题，当一个事项在会议上5到8分钟还不能形成一个确定的会议决议的时候，你就可以把这个问题本身形成一条会议决议，明确会后什么时间？谁来组织大家？召开一个什么类型的专题会议？不要在这个会议上让大家用发散性思维去讨论一个跟会议主题有关，但不是全部的问题，可以把这个问题剥离出来，另外召开专题会议再来讨论。
紧扣主题是作为会议主持人必备的能力，这是衡量一个会议主持人是否合格的标准。所以，在会上，如果5到8分钟还不能形成一条会议决议的时候，就要
引起主持人的警觉了，否则你整个的会议就是无效的。当然，也有很多人会问，如何才能够保证在会上形成这么多的决议？这就需要你在会前围绕着会议的主题来做很多前期的准备工作了。
3、会议的记录人要善于抓取会议决议
在会议进行的过程中，会议记录人就要像签协议、谈判的时候旁边那个秘书一样，将各个部门、各参会人员沟通的内容形成备忘录，整理出会议纪要。会议决议的雏形就是会议纪要，从会议纪要当中抓取会议决议。
只要大家在开会的过程当中达成了一致意见，甚至在沟通的过程当中出现的言语和内容，满足时间节点，工作具体内容和责任主体这三个要素，作为会议记录人就要在第一时间记录下来。在会议纪要中，会议记录人也要善于抽取满足这三个要素的事项，罗列出来，在会议结束的时候通报一遍所形成的会议决议，再次跟相关参会人员进行确认，把某某责任人，某某时间节点，要完成某项具体的工作通报一次，有问题的话就可以在会上明确一下。
河南制造业管理培训机构朗欧企管认为只要你企业里面的会议按照这个流程去开，每开一次就一定会形成一系列有效的会议决议。会后，再把这些决议打印出来或者在软件里面进行公示，让各个负责人进行签名确认，而后让大家按照这些会议决议去执行，并且有人检查、跟进。从而重塑你企业会议的价值，让你企业里面没有低效的会议。
更多关于河南制造业管理培训机构的内容请关注朗欧企管微信公众号：langouqg
河南制造业管理培训机构——www.langouqg.com/jiangtan.asp

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