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会议种类很多，有晨会、例会、启动会、报告会、讨论会、研讨会、开标大会、签约大会、竣工大会、年会、联欢会等。我把会议单列出来，就是因为在沟通中，经常会以会议的形式进行。会议组织的情况，直接关系到沟通的满意度。要把会议组织好，应该把握四步：①会前准备；②开会通知；③会议纪要；④会后报告。

1、会前准备
首先，应该确立会议的主题目的，即“开会要干什么？”、“解决什么问题？”、“取得什么结果？”等。其次，要确定参会的人员，包括：会议主办方、承办方、赞助商、新闻媒体、参会人员等。然后，要落实会议的其他要素，包括形式、时间、场地、流程、程序、配套设施、经费等。最后，形成详细的会议计划。会前准备工作，因会议规模、重要程度、紧急情况等不同，准备工作也也可繁简，工作量也会有所不同。

2、开会通知
会前准备工作做得再到位，如果通知力度不够，渲染效果不好，会议就会像埋在地下的金子。通知要确认做到：①所有与会人员都收到《会议通知》；②所有与会人员都能意识到会议的重要性，积极参加会议；③不能参会的人员，收集他们对会议的建议、意见、希望等信息；④其他与会议有关的事项。根据会议的情况，通知可以通过电话、邮件、传真、口头、短信、微信等多种形式落实。

3、会议纪要
会议进展以后，会议纪要就是本次会议的成果，它详细记录本次会议召开的情况。包括人员的出席情况、会议流程进展情况、会上获取的信息等，它是拟定会议报告的依据。现在流行的会议形式有：现场直播、视频会议、电话会议、多功能会议等，这些形式能及时、准确记录和传播会议情况。

4、会后报告
会议结束后，要及时总结会议情况，分析会议得失，向参会人员反馈情况，形成公司过程资产（参考资料、备忘录）。