Excel技术：数据有效性的应用(1) _ 瞿四美的专家文章

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标签： Excel 数据有效性

学习并掌握 “数据有效性”技术，是提升Excel应用水平的重要一步。下面介绍“数据有效性”的主要应用。

1、替代批注

（1）传统的批注如图所示：

当鼠标停留在（或扫过）右上角带红色小三角的单元格（B3）时，弹出来的提示信息框就是批注。

（2）“数据有效性”中的信息显示：

通过点击EXCEL菜单“数据-有效性-”、在“输入信息”对话框中输入相关内容，可以得到类似于“批注”的信息提示效果。

相对于“批注”，“数据有效性”的优点是：不会出现红色小三角，工作表界面简洁；只有当该单元格被选定（激活）时，提示信息才会（强制）出现，便于提醒数据录入者此处应如何录入数据，防止出错；当整行或整列被设置为“数据有效性”时，删除其中某一个或几个单元格，不会导致其它单元格的提示信息被删除。

2、提供下拉箭头式输入

（1）下拉箭头基本用法

上图A2单元格只能输入或选择C2：C5区域中的内容，可以点击该单元格右侧的下拉箭头进行选择（无需另行输入），制作方法如下：点击EXCEL菜单“数据-有效性-”，在“设置-允许”对话框中选择“序列”、在“来源”中输入数据区域“=C2:C5”

（2）当数据源在其它工作表中

首先需在数据源工作表中自定义名称：

然后，到需制作下拉箭头的工作表中，在“数据有效性”-“设置-来源”对话框中输入自定义名称“=城市”。

（3）高级应用：制作分级菜单

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