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姓名: 胡立朋
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专家文章

研发项目管理讲师|胡立朋—论信息系统项目的风险管理 2012-08-17

摘要
风险就是会给项目带来威胁或机会的一些不确定性事件。为了能够按照既定的进度、成本和质量完成项目的目标,在项目中,必须充分重视风险管理,根据风险管理理念,结合自己的项目实践,按照风险管理计划编制、风险识别、风险分析、风险应对计划编制、风险监控等过程,有条不紊地进行风险管理。加之良好的配置管理,且整个项目建设过程中,遵循了变更控制程序,才能够使该项目顺利完成了其目标。
正文
项目是在复杂的自然和社会环境中进行的,受众多因素的影响。由于项目的独特性,会存在这样或那样的风险。风险的产生是因为有着内部和外部因素的双重影响。对于这些内外因素,项目管理人员往往认识不足或者没有足够的力量加以控制。项目的过程和结果常常出乎人们的意料,有时不但未达到项目主体预期的目的,反而使其蒙受各种各样的损失,而有时又会给他们带来很好的机会。项目同其他经济活动一样带有风险。要避免和减少损失,将威胁化为机会,我们就必须了解和掌握项目风险的来源、性质和发生规律,进而实行有效的管理。
项目风险是一种不确定的事件或条件,一旦发生,会对项目目标产生某种正面或负面的影响。风险有其成因,同时,如果风险发生,也导致某种后果。当事件、活动或项目有损失或收益与之相联系,涉及到某种或然性或不确定性和涉及到某种选择时,才称为有风险。以上三条,每一个都是风险定义的必要条件,不是充分条件。具有不确定性的事件不一定是风险。
例如,信息系统项目的风险管理就是个典型的代表。信息化系统项目的风险管理一直显得突出。因为IT行业中的技术日新月异,新的技术和应用不断的涌现出来,对于信息化建设项目来说,采用新技术可以使得自身能够走在行业前列,但新技术带来的风险往往也很大很突出,如果管理不善,风险就会带来很坏的影响,甚至直接将项目早早结束;可如果管理得当,风险就能够转化为机会,由此会再上一个层次,从而引领行业发展。为了按照既定的进度、成本和质量,完成项目的目标,在信息系统项目中,务必充分重视风险管理的重要性,按照项目风险管理的核心理念,结合自身的项目特点,有条不紊地完成项目。
1.风险管理计划编制
在项目初期,组织有关人员编制风险管理计划,具体描述如何为该项目处理和执行风险管理活动。可以采用采用会议的方法来制定风险计划,根据项目的投资规模大小来决定哪些干系人来参加风险管理计划会议。全面地考虑风险对项目的影响,制订充分的风险管理计划。
在计划中,确定基本的风险管理活动,根据项目管理思维和项目本身实践,定义项目中的风险管理过程,估算风险管理的时间表和费用,并把风险管理活动纳入了项目计划,把风险管理费用纳入了成本费用计划,使得项目的风险管理有一定的成本上的支持。
2.风险识别
以信息系统项目风险为例,根据项目的实际情况,把项目中的风险划分为技术风险、团队风险、外部风险三大类,采用风险分解结构(RBS)形式列举了已知的风险。
(1) 技术风险:包括对工作分析和评估不足和对系统架构技术不熟悉。
(2) 团队风险:包括关键员工的人员流动性和缺乏合适的技术人员。
(3) 外部风险:包括没有对业务的正确理解和资金不能及时到位。
在识别了上述风险后,还需确定这些风险的基本特性,引起这些风险的主要因素,以及可能会影响项目的方面,形成了详细的风险列表记录。例如,引起风险的主要因素有如下六条:
(1)对工作分析和评估不足引起的因素主要有:缺乏类似的项目管理经验,对项目工作不熟悉。
(2)对系统架构不熟引起的因素主要有:此行业内没有成熟的先例。
(3)关键员工的流动性引起的因素主要有:项目周期较长,需要长期出差。
(4)缺乏合适的技术人员引起的因素主要有:项目周期较长,属于异地开发。
(5)没有对业务正确的理解引起的因素主要有:项目干系人对业务的认识不足,信息化认识水平较低。
(6)资金不能按时到位引起的因素主要有:甲方资金受到限制。
3.风险定性分析
根据风险管理计划中的定义,确定每一个风险的发生可能性,并记录下来.除了风险发生的可能性,分析风险对项目的影响,包括对时间、成本、范围等各方面的影响。其中不仅仅包括对项目的负面影响,还要分析风险带来的潜在的机会。
在这个过程中,亦可以采用会议的方式来进行。不过,在风险分析的会议中,除了有关项目干系人外,还应当邀请相关领域的专家参加,以提高分析结果的准确性。例如,对于技术类风险的分析,就可以邀请业内的架构专家参与评估。在确定了风险的可能性和影响后,接下来需要进一步确定风险的优先级。风险优先级是一个综合的指标,其高低反映了风险对项目的综合影响。可以采用风险优先级矩阵来评定风险优先级。最后得出的结果是会是某个因素(例如在本文中的信息系统项目上,架构风险排在第一位,该风险的可能性很高,影响也很大。)
4.定量风险分析
对已知风险进行定性分析后,还要进行定量分析,定量地分析了各风险对项目目标的影响。在这个过程中,采用专家评估的方法,组织相关成员对项目进行乐观、中性和悲观估计,同时,也利用了历史项目的数据,用来辅助评估。进行定量分析之后,就应当更新风险记录列表。
5.风险应对计划编制
根据定性和定量分析的结果,对已识别的风险,制订应对计划。对不同的风险,采取了不同的措施。
(1)对工作的分析和评估不足,利用已有的经验,加强学习,利用标准的技术和理论作为指导。
(2)对系统架构不熟悉,聘请了系统专家做技术顾问,加强对相关人员的培训,提高解决问题能力。
(3)关键员工的流动,采取一系列的奖励机制,提高团队成员的积极性和凝聚力,并实行了人才储备。
(4)缺乏合适的技术人员,在当地招聘部分技术人员,加强制度建设,加强培训。
(5)没有正确的理解业务问题,加强对项目干系人的培训,提高其信息化认识水平。
(6)资金不能按时到位,在合同中做了明确规定,以保证资金充足。
6.风险监控
经过上述5个过程后,该项目中的风险已经比较清晰,这时就要进入风险跟踪与监控过程。在这个过程中,对已经识别出的风险的状态进行跟踪,监控风险发生标志,更深入地分析已经识别出的风险,继续识别项目中新出现的风险,复审风险应对策略的执行情况和效果。根据目前风险监控的结果修改风 险应对策略,根据新识别出的风险进行分析并制定新的风险应对措施。在这个过程中,主要采用了偏差分析、项目绩效分析和监控会议的方式来进行的。

 

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