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专家文章

酒钢的采购集中管控体系 2012-04-17

  在钢铁企业中,采购是经营过程中的一个关键环节。在采购交易体制改革之前,酒泉钢铁公司已将集团公司级炉料、设备材料、服务和进出口采购等机构进行过整合,按采购业务划分若干采购责任单位,将财务和验收环节从采购责任单位划出,从结算和验收环节进行独立监督。但仍然存在一些难以克服的问题:一是各采购责任单位独享其采购信息,不了解本单位以外的同类采购的价格水平、供方情况、质量及服务,致使竞争不够充分,采购成本难以降低。二是子公司自行采购,从采购计划、市场调查、招投标到合同签订、验收、发放、付款等环节都在其内部完成,不但价格不能获得优惠,而且不便监管;三是没有将工程外包、外委劳务纳入统一的采购管理体系,达不到全面覆盖。

  针对这些问题,酒钢于2008年底开始构建采购集中管控体系,力图通过彻底整合资源、从根本上规范交易行为和培养企业优秀采购人才等做法实现采购集中管控体系的再造。

  建立多个部门参与、相互制衡的采购集中管控体系

  新的采购管理体系涉及七类部门。一是需求部门,负责申报计划和参与评标。二是采购部门,负责审核计划、推荐供方、建议采购方式、编制招标文件、主持评标、签订并履行采购合同。三是交易中心,负责审定采购方式和招标文件,审核并补充供方,发布采购信息和收发标书,随机抽取专家参加评标、安排评标场所、组织开标并监督评标全过程,签发中标通知书。四是合同管理部门,审核采购合同后盖章生效。五是储运(或监理)部门,按照采购合同组织验收(需要化检验的委托理化中心)。六是财务部门,按照合同和验收单据进行结算。七是纪检部门,随机参加任何单位的业务过程,并对发现或反映出的问题进行查处。

  七类部门都可对采购流程上下环节进行有效控制和监督,也就是不仅要进行事后监督,更要在事前、事中进行监督,努力使采购监督从他律走向自律。设立酒钢交易中心,履行采购交易专业监管职能,所有采购项目都必须到酒钢交易中心的贸易监管平台上运行,整个采购过程都是在多个部门、多人参加的条件下完成,而且监管平台会自动记录所有参加人的行为。

  确立三种采购方式,建立健全采购集中管控制度

  酒钢依据采购项目的不同属性,将采购方式分为招标采购、招议标采购、询比采购三种竞争性采购方式和议标采购、紧急采购、跟标采购三种非竞争性采购方式。

  凡有竞争性的采购项目均要采用招标采购、招议标采购或询比采购三种方式。招标采购原则上实行公开招标,因特殊原因需要采用邀请招标的,须经交易中心审批。采购金额较大项目,将根据不同的估价金额按品种或者项目内容进行分类,拥有3家及以上供方的,应选择招标采购或招议标采购。采购金额较小的项目,拥有3家及以上供方的,选择询比采购。

  不具有竞争性的采购项目采用议标采购方式。主要有:纳入战略合作协议进行采购的物资和服务;垄断或者其他不具市场竞争条件的采购项目;政府或行业主管部门指定供方并数量少于3家的项目;市场价格高度透明的采购项目,市场监管部门制定了最高限价和质量的采购;集团内成员保产或产品互供业务的采购等。采用议标方式采购必须经过相应的审批手续,审批通过后方可议标采购。其审批流程为,采购责任单位书面提报议标采购审批表→交易中心对应业务组主管审批→交易中心核准小组审批→复核通过后书面通知其进行议标采购。对于在事故抢修、抢险、生产工程急需等紧急情况下将选择紧急采购。紧急采购由需求单位和采购责任单位主要领导确认采购需求后,先采购,后补相关手续。

  统一供方管理,纳入采购集中管控体系

  正确考查、评估和选择适当的供方,是采购交易管控成功的关键。以前,各采购责任单位都有各自的供方管理办法,但由于种种原因,各单位的供方管理比较混乱,而且供方资源不能实现共享,为此,酒钢制订了统一的供方管理办法,建立了供应商管理平台,根据集中管理、分级负责的供方管理思想,采购单位在管理平台进行供应商准入、评价和淘汰工作,在关键点设置交易中心管控环节,定期统计分析战略、优秀、合格等供方数据和成交量、合格率等全方位数据,为供方精细化管理提供指导依据,总体上实现了供应商的优进劣汰和供应商资源共享,为企业构建长期稳定、成本合理的供应链提供了技术支撑。

  交易中心是集团公司供方管理的主管部门,负责对所有供方管理单位的管理工作进行集中管理,包括:审核供方管理细则;审核供方准入、评价和淘汰结果;建立和维护酒钢合格供方名单;评价供方管理单位。各供方管理单位作为管理责任主体负责对各自管辖供方进行管理,内容包括:根据供方管理办法和各自专业实际制定具体的供方管理细则;开发有实力的潜在供方;开展供方的准入、评价和淘汰工作并将结果提报交易中心审核;管理供方档案等。

  交易中心负责对所有供方进行评价和淘汰管理工作的指导、监督。各供方管理单位组织采购责任单位、验收单位、使用单位联合对合格供方进行季度考评和年度评价,内容包括:投标情况、质量保证、履约周期、服务等,年度评价结果按业绩分为优秀、良好、合格和不合格四个等级。优秀供方应具备三年以上良好合作经历、且有一定的合作规模。

  经过对供方从品质、成本、价格、服务水平、交货周期、履行合约的承诺与能力等综合评定,进行动态管理,取消了终身制,实现了采购环境的优化。

  (本文节选自《企业管理》杂志2011年第8期总第360期

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