电话销售中的礼仪细节 _ 梁芳的专家文章

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电话销售中的礼仪细节 2011-08-15

　　前言：

　　在众多的销售书籍和公司培训里有一种观念几乎被奉为销售的真谛，是所有从事销售工作的朋友（不仅仅指电话销售人员）必须恪守的最重要的销售准则。这种观念就是——客户之所以选择某种商品或者服务，并不是因为产品本身，而是产品带给客户的好处。

　　以销售为目的的电话，跟与亲朋交流寒喧的电话截然不同。打电话——特别是带有鲜明目的的电话，作为刚刚入行的销售人员每天的“功课”，往往让新销售人员心慌气短不知其可。而一些有经验的老销售员，也会在电话沟通过程中走入常见的误区而不自知。

　　当客户打电话的时候，一接通电话就能听到销售人员亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是XX公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，无论打还是接电话时，应有”我代表单位形象“的意识。

　　电话被现代人公认为便利的通讯工具，在日常工作中，使用电话的语言很关键，它直接影响着一个公司的声誉；在日常生活中，我们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。因而，掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。

　　电话形象在我眼里是由以下三个要素构成的。

　　第一，时间和空间的选择，就是你电话什么时间打，在哪里打。

　　第二，通话的态度，你的语言，你的表情，你的动作。

　　第三，通话的内容，就是你说什么。

　　那么这三点，时间空间的选择，通话的态度及其通话的内容构成一个人乃至一个公司和企业或者一个机关的电话形象。

　　在经济与科技高度发达的今天，大量商务工作需要通过电话联系。然而，企业、公司职员面对来自客户、生意伙伴的各类咨询电话、投诉电话应该如何礼貌应对?如何通过语言、声音与看不见的另一方交流?如何更好地维护自身与对方的利益?

　　梁芳老师以如何提高电话交流能力为切入点，告诉您解决这一切问题的方法与技巧，同时告诉您商务工作者必须掌握的电话礼仪及相关知识，帮助您塑造良好的电话形象，为企业、为公司创造最大的效益。

　　接电话礼仪

　　接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。无论是打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。

　　1、及时接电话

　　一般来说，在办公室里，电话铃响3遍之前就应接听，6遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。

　　2、确认对方

　　对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问你是哪位？我能为您做什么？您找哪位？”但是，人们习惯的做法是，拿起电话听筒盘问一句：“喂！哪位？”这在对方听来，陌生而疏远，缺少人情味。接到对方打来的电话，您拿起听筒应首先自我介绍：“你好！我是某某某。”如果对方找的人在旁边，您应说：“请稍等。”然后用手掩住话筒，轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在，您应该告诉对方，并且问：“需要留言吗？我一定转告！”

　　3、讲究艺术

　　接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离；要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。

　　最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处，这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。

　　4、调整心态

　　当您拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。

　　打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖；说话时，声音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白。

　　5.用左手接听电话，右手边准备纸笔，便于随时记录有用信息。

　　打电话礼仪

　　打电话时，需注意以下几点：

　　1、要选好时间。打电话时，如非重要事情，尽量避开受话人休息、用餐的时间，而且最好别在节假日打扰对方。

　　2、要掌握通话时间。打电话前，最好先想好要讲的内容，以便节约通话时间，不要现想现说，“煲电话粥”，通常一次通话不应长于3分钟，即所谓的“3分钟原则”。

　　3、要态度友好。通话时不要大喊大叫，震耳欲聋。

　　4、要用语规范。通话之初，应先做自我介绍，不要让对方“猜一猜”。请受话人找人或代转时，应说“劳驾”或“麻烦您”，不要认为这是理所应当的。

　　手机礼仪

　　在国外，美国著名的礼仪专家杰奎琳，创办了一间礼仪学校，像专业人士讲解如何在高级餐厅进餐，与商业伙伴握手以及接听手机等等，美国铁路客运公司还推出了限制使用手机“静音”车厢，百分之二十的美国餐馆做出限制使用手机的明确规定。那么在使用手机的时候应该注意些什么，什么时候才能拨打对方的手机？礼仪培训讲师梁芳（预定梁老师电话礼仪培训课程，请联系13838213914）提出了手机礼仪的“天龙八部”：

　　1、在一切公共场合，手机在没有使用时，都要放在合乎礼仪的常规位置。不要在并没使用的时候放在手里或是挂在上衣口袋外。放手机的常规位置有：一是随身携带的公文包里，这种位置最正规；二是上衣的内袋里；有时候，可以将手机暂放腰带上，也可以放在不起眼的地方，如手边、背后、手袋里，但不要放在桌子上，特别是不要对着对面正在聊天的客户。

　　2、在会议中、和别人洽谈的时候，最好的方式还是把关掉，起码也要调到震动状态。这样既显示出对别人的尊重，又不会打断发话者的思路。而那种在会场上铃声不断，象是业务很忙，使大家的目光都转向你，则显示出你缺少修养。

　　3、注意手机使用礼仪的人，不会在公共场合或座机电话接听中、开车中、飞机上、剧场里、图书馆和医院里接打手机，就是在公交车上大声地接打电话也是有失礼仪的。

　　4、在一些场合，比如在看电影时或在剧院打手机是极其不合适的，如果非得回话，或许采用静音的方式发送手机短信是比较适合的。

　　5、在餐桌上，关掉手机或是把手机调到震动状态还是必要的。避免正吃到兴头上的时候，被一阵烦人的铃声打断。

　　6、不要在别人能注视到你的时候查看短信。一边和别人说话，一边查看手机短信，对别人不尊重。

　　7、在短信的内容选择和编辑上，应该和通话文明一样重视。因为通过你发的短信，意味着你赞同至少不否认短信的内容，也同时反映了你的品味和水准。所以不要编辑或转发不健康的短，特别是一些带有讽刺伟人、名人甚至是革命烈士的短信，更不应该转发。

　　8、当与朋友面对面聊天时，不要正对着朋友播打手机，避免发射时高频大电流对他产生辐射，让对方心中不愉快。

　　接、打电话常用礼貌用语

　　1.您好!这里是×××公司×××部(室)，请问您找谁?

　　2.我就是，请问您是哪一位?……请讲。

　　3.请问您有什么事?(有什么能帮您?)

　　4.您放心，我会尽力办好这件事。

　　5.不用谢，这是我们应该做的。

　　6.×××同志不在，我可以替您转告吗?(请您稍后再来电话好吗?)

　　7.对不起，这类业务请您向×××部(室)咨询，他们的号码是……。(×××同志不是这个电话号码，他(她)的电话号码是……)

　　8.您打错号码了，我是×××公司×××部(室)，……没关系。

　　9.再见!(与以下各项通用)

　　10.您好!请问您是×××单位吗?

　　11.我是×××公司×××部(室)×××，请问怎样称呼您?

　　12.请帮我找×××同志。

　　13.对不起，我打错电话了。

　　14.对不起，这个问题……，请留下您的联系电话，我们会尽快给您答复好吗?

　　梁芳老师独家资料：使工作顺利的电话术！

　　（一）迟到、请假由自己打电话；

　　（二）外出办事，随时与单位联系；

　　（三）外出办事应告知去处及电话；

　　（四）延误拜访时间应事先与对方联络；

　　（五）用传真机传送文件后，以电话联络；

　　（六）同事家中电话不要轻易告诉别人；

　　（七）借用别家单位电话应注意一般借用别家单位电话，一般不要超过十分钟。遇特殊情况，非得长时间接打电话时，应先征求对方的同意和谅解。

　　总而言之，礼仪培训讲师梁芳认为，文明而礼貌地使用电话，包括座机和手机，会使你有效地沟通，会使你恰到好处地向别人表示尊重，会使你获得有益的信息，倒过来说，如果你使用手机不礼貌不文明，将损害你的电话形象，你的座机也好，手机也好，你不文明的使用会使你电话形象严重地受损，谢谢各位。

　　附件：电话礼仪培训课程大纲：

　　本课程讲些什么？

　　商业社会的竞争越来越激烈，及时把握市场时机，随时了解各种信息，电话成为我们日常工作中密不可分的沟通工具。而客户不了解我们，随时都有可能挂断电话，如何缩短相互之间的距离？怎样引起他们的兴趣？怎样才能让他们愿意聆听？当接到带着怨气和怒气的客户电话时，将如何应对？打破时空的阻隔，建立良好的第一印象，学习电话应对礼仪是最快速的方法。

　　本课程系统介绍了电话应对礼仪的相关知识及技巧，通过本课程的学习将教会您如何在一两句话之间给通话对方留下美好印象，迅速与对方拉近距离，提高工作效率，进而提升服务质量，创造最佳业绩。

　　谁需要学习本课程？

　　★销售人员

　　★客户服务人员

　　★各级秘书和行政助理

　　★工作中需要使用电话者

　　我能通过本课程学到什么？

　　1.了解电话应对礼节的重要性，提升电话应对技巧

　　2.透过电话让客户产生信赖感，增加电话应对的好印象

　　3.正确地传达电话内容，使工作顺利进展

　　4.学习适宜的电话措辞，熟悉抱怨电话的处理方式

　　5.通过电话应对提升个人及企业形象