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姓名： 符永道
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企业信息公开的利弊管理 2010-02-09

 

——中国著名生活教练·企业营销管理教练 符永道 与您共享！
    在企业的经营管理中，内部的沟通协调是非常重要的。相当多的企业领导者也意识到了这些，同时也参考了一些卓越的企业沟通管理办法——企业内部信息公开化。
    本来企业内部信息公开化——公共信息栏——这样的系统是非常有效的沟通方式，尤其是在部门众多，多层次组织结构和多工种的企业里，这样的公共信息栏沟通系统是能够起到一个纽带作用。
    好比如一个产销为一体的企业，生产部门和销售部门以及后勤管理部门，相互之间的沟通交流，除了正常的文件上呈和下达，以及主管之间的“部门协调会议”等，都是为了订单信息的准确传递和理解，最终按时保质的完成客户的订单任务，某个环节一旦出现脱节，订单就会被耽误，这样的事情是高效企业不可原谅的。企业中的“公共信息栏”能够为不同部门之间的沟通起到补充和润滑作用。
然而，稍有不慎，“公共信息栏”这样的沟通系统，就回成为员工相互之间推脱责任和找借口甚至相互抱怨的“依据”。
 

 

    好如我们在给一家营销机构做教练服务过程，发现，他们公司并不大，总人数也就20来人。部门倒有营销部、行政部、综合部、策划部、项目部、财务部、组织部。他们主要是做活动营销，营销部的人负责项目推广，给客户提供活动方案；项目部的人具体负责项目的开发和操作；组织部的人根据营销部的订单任务，按照项目的要求做各种准备和组织协调……
    为了信息的公开和沟通的及时性，更要体现出分工的明晰和标准化管理，就是要强调各尽其职各尽其责。因此，他们把营销部的业务订单信息在公共信息栏展示，并标明哪些是已经成交，哪些还有待进一步跟进。其他部门的人看到已经成交的订单，就要根据这个订单中，自己要负责的部分及时做准备，就不需要营销部的人跑到每个部门去交代。（其实大家都在一个办公室，即便要跟不同部门的人传达任务，也用不着跑，转个身子就可以说的了）
    这样真能做到分工明晰，人尽其职责的话，当然是非常好的事情。
只是，在该企业中的一段时间“考察”和“会谈”之后，有好多次听到不同部门员工之间的相互责备和抱怨。
    原来，好几次出现的订单完成质量不顺畅和不够好，而产生的相互埋怨，是因为每个人都认为别人应该能做好，也会做好自己的分内工作，只要订单信息公布出来，该谁负责什么都会主动的跟营销部的人确定。
    可是，由于个别人的疏忽，漏这漏那的，准备不到位，到最后时刻，总是弄的大家紧张息息的，总要加班加点做补充，甚至延误订单的完成。
 

 

说到这，真像一首小诗歌所描述的，就是四个人的故事：
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当有重要的工作时，
所有人都认为，
有些人会做，
任何人都说会完成它的。
 

 

但，始终没有人做过，
有些人开始动气，
因为这些是所有人的工作，
所有人都在想，
任何人都会做的。
 

 

但，没有人觉察到，
有些人并没有做到。
 

 

最后，所有人都在埋怨有些人，
有些人感到非常的委屈和气愤。
 

 

终于，没有人做过，
任何人都可以做到的工作。
 

 

看到这首诗歌里的“所有人”“任何人”“有些人”“没有人”这四个人，您有什么不同感想呢？
 

 

    职责划分的详细，分工明确、职责分明并没有错，而且公共信息只是沟通的一种方式，更何况即便是公共信息，也还要有跟踪了解，才能够知道是否达到沟通的效果。
    任务下达之后，没有跟踪员工的表现，没有促进员工的改善和提升，光“告诉我结果”“拿成果来说话”的领导管理，或许能获得一时半刻的绩效，可是难以建立牢固的基础，更撑不起企业的“高楼大厦”。
    这样的公共信息沟通管理方式，一旦成为员工相互抱怨和推脱责任的导火线，同时也意味着领导者在逃避跟进沟通和监督带动的职责。
靠公开的信息栏来实现任务或部门之间的协调沟通，是远远不够的。更不能寄希望于员工会因为有这个而主动跟其他部门的人进行有效沟通。
    因为，完成任务的能力和效果，不是“一次沟通”就能解决的，需要整个过程的不断协助和磋商。
 

 

    有效沟通是一生的技能，谁掌握的精通，谁就能影响周边的生活。
    凡是创业发展迅速、成就卓越的领导者，一定是沟通能力和沟通效果做的最好的。
 

 

    这家企业的老板通过跟我们进行教练式会谈，逐渐看到了这些隐藏的“事实真相”，我们就这些情况，向老板提出一些针对性的问题，他们找到了减少员工抱怨的有效办法，并付诸实施。
    在年底的时候，他们业务比同行企业的要繁忙，但基本没什么相互抱怨的了。看到的更多上相互协助，职场里充满欢声笑语。订单也还是有些不顺的时候，只是，大家不再互相责备，而是能够相互提醒和帮助，在互助互长中完成任务，在完成任务中获得成长，是大家最开心的。
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